Stock e validades: parar de deitar dinheiro fora

Há duas formas de perder dinheiro com produto num salão, e são simétricas. Ter de menos, e ter de ficar mal com uma cliente ou mandar alguém à loja a correr. Ter de mais, e ver caixas a passar a validade numa prateleira de trás.

A segunda é muito mais comum e muito menos falada, porque não dá erro nenhum. O produto expira em silêncio e vai para o lixo sem passar por lado nenhum das contas.

Porque é que o stock se acumula

Quase nunca é descuido. São três mecanismos que funcionam sozinhos.

As compras em quantidade. O fornecedor dá melhor preço em seis unidades do que em duas, e a conta parece óbvia. Só que o desconto é certo e o consumo é uma previsão — se o produto sair de linha, mudar de fórmula ou cair de moda, o desconto foi pago a dobrar.

As novidades. Um produto novo entra com entusiasmo, usa-se três semanas, e depois a equipa volta ao de sempre. O que sobra fica.

O medo da rotura. Quem já ficou sem produto a meio de uma coloração compra a mais para sempre. É uma reação racional a uma experiência má, e é cara.

Nem todo o produto merece o mesmo cuidado

O erro seguinte é tentar controlar tudo com o mesmo rigor. Um salão tem centenas de referências e a equipa não vai contar todas, todas as semanas — e um sistema que não se usa é pior do que nenhum.

Separe em três grupos. Os críticos: o que, faltando, obriga a desmarcar. São poucos, e esses valem contagem frequente e uma margem de segurança generosa. Os correntes: saem sempre, reposição previsível, contagem mensal chega. E os esporádicos: usam-se de vez em quando, compram-se quando se precisa, e não se mantém stock.

A maior parte do dinheiro parado está no terceiro grupo, comprado como se fosse do segundo.

Validades: o primeiro a expirar é o primeiro a sair

A regra é conhecida e quase nunca se cumpre, por uma razão física: quem arruma põe o que chega à frente, porque é mais fácil. E quem vai buscar leva o da frente. O resultado é que o produto mais antigo migra para o fundo da prateleira e fica lá até expirar.

Duas medidas resolvem quase tudo. Arrumar por trás, sempre, de forma deliberada, o que exige dizê-lo à equipa mais do que uma vez. E ter uma lista do que expira nos próximos noventa dias, consultada uma vez por mês.

Noventa dias é o número que interessa: dá tempo para usar, para promover ou para incluir num serviço. Uma lista do que expira este mês serve para constatar a perda, não para a evitar.

O que sai no serviço também é stock

É a parte que quase nenhum salão controla, e costuma ser maior do que a venda ao balcão.

O produto que se usa numa coloração, numa limpeza de pele ou num tratamento sai do stock exatamente como se tivesse sido vendido — mas não passa pela caixa, e por isso não é descontado em lado nenhum. O salão fica a achar que tem quarenta unidades e tem vinte e oito.

Registar o consumo de serviço muda duas coisas: as contagens passam a bater certo, e passa a ser possível saber quanto custa de produto cada serviço — que é metade da conta da margem. Escrevemos sobre a outra metade em Margem por serviço: onde o dinheiro se faz mesmo.

Uma contagem que a equipa faça mesmo

Inventários gerais falham sempre: são longos, fazem-se fora de horas, e acabam tarde e mal contados.

O que funciona é contar pouco e com frequência. Escolher um grupo pequeno de referências por semana, em rotação, de forma que ao fim de um mês se tenha contado tudo. Dez minutos por semana em vez de três horas por trimestre, e os erros aparecem enquanto ainda são pequenos.

Vale também a pena fixar quem conta e quando. «Alguém conta quando puder» significa que ninguém conta. Uma pessoa, um dia da semana, uma hora.

Há uma terceira perda que não é validade nem rotura e que vale a pena vigiar: o produto que desaparece sem explicação. Numa equipa, alguma coisa sai sempre — uma amostra dada a uma cliente, um frasco levado para casa para experimentar, um erro de contagem. Enquanto for pequeno é ruído; quando começa a ser consistente numa referência cara, é um assunto de gestão e é muito mais fácil de tratar com números à frente do que com suspeitas.

A forma de o tratar sem envenenar o ambiente é a mesma que resolve quase tudo em equipas pequenas: regras iguais para toda a gente, escritas antes de haver problema. Se dar amostras é permitido, diz-se quantas e como se registam. Se levar produto para casa é permitido, diz-se a que preço. O que cria desconfiança não é a regra — é cada pessoa achar que a regra é outra.

Os dois números que dizem se está a melhorar

Não é preciso mais do que isto, e ambos se tiram sem esforço.

O valor do produto deitado fora por validade, por trimestre. Se o salão nunca o contou, o primeiro número costuma ser desconfortável — e é o que justifica tudo o resto.

E o número de vezes que faltou produto para um serviço marcado. Se este subir enquanto o primeiro desce, apertou-se demais e é preciso recuar nos críticos.

Os dois juntos dizem o que nenhum diz sozinho: o objetivo não é ter o mínimo de stock possível, é ter o mínimo sem falhar serviços. Sobre o que envolve ter validades e consumos de serviço registados, está em funcionalidades.