Rastreio de lotes: saber o que foi usado em quem

Registar o lote de um produto é, no dia a dia, um incómodo sem retorno visível. Mais um número a apontar, mais um segundo em cada serviço, e nada acontece por causa disso durante anos.

Depois há um dia em que acontece, e nesse dia a diferença entre ter e não ter é enorme.

Os três dias em que faz falta

Uma recolha do fabricante. Chega um aviso de que um lote específico tem um defeito. Com registo, sabe-se em cinco minutos que produto está na prateleira e em que clientes foi usado. Sem registo, há duas escolhas e ambas são más: não avisar ninguém, ou avisar toda a gente e alarmar pessoas que nunca estiveram em contacto com o lote.

Uma reação adversa. Uma cliente aparece com uma irritação dois dias depois de um tratamento. A pergunta que se segue é sempre a mesma: o que é que lhe puseram? Uma resposta precisa — produto, lote, quantidade, tempo — protege a cliente e protege o salão.

Uma reclamação ao fornecedor. Um produto que se comporta mal, uma cor que não fixa como devia. Sem o lote, a conversa com o fornecedor não sai do princípio.

Onde é obrigação e onde é prudência

Convém distinguir, porque muda o nível de rigor.

Em serviços que tocam a barreira da pele — tratamentos com agulha, micropigmentação, certas práticas de estética avançada — a rastreabilidade do material faz parte das boas práticas do setor e é frequentemente exigida por quem fiscaliza ou por quem segura. Nesses casos não é uma escolha de gestão.

Num cabeleireiro, é prudência. Não há ninguém a exigir o registo do lote de uma tinta, e há um caso por ano em que ele salva uma conversa difícil. A decisão é de cada casa, e costuma depender de quanto custaria estar errado.

O critério prático que funciona: regista-se o lote do que pode causar reação e do que é caro o suficiente para se reclamar. O resto não precisa.

Como registar sem atrapalhar o serviço

É aqui que a maior parte das tentativas morre. Se registar o lote obriga a parar, procurar a embalagem, ler números pequenos e escrever, ninguém o faz depois da terceira semana.

Três coisas tornam isto sustentável.

Registar à entrada, não à utilização. Quando a encomenda chega, regista-se o lote e a validade de cada embalagem, uma vez. Depois, no serviço, basta indicar que produto se usou — o lote está associado.

Um produto aberto de cada vez. Se houver só uma embalagem aberta por referência, não há dúvidas sobre qual foi usada. É também melhor prática de conservação.

Escrever depois, não durante. O registo faz-se ao fechar a ficha, com a pessoa já a sair, e não com ela à espera.

O que ligar ao quê

O registo só tem valor se conseguir responder a duas perguntas em sentidos opostos.

De um lado: que clientes levaram este lote? — é a pergunta da recolha e do alerta. Do outro: o que é que esta cliente levou, e quando? — é a pergunta da reação adversa.

Para as duas funcionarem, o lote tem de estar ligado à ficha da cliente e não apenas ao inventário. Um registo de stock que diz que o lote saiu, mas não diz para quem, só responde a metade — e é precisamente a metade que menos interessa nos dois dias em que isto conta.

Sobre o que a ficha deve conter, escrevemos em Uma ficha de cliente que serve para alguma coisa.

Quanto tempo se guarda

Não há uma resposta única, e há um princípio útil: guarda-se enquanto puder ser preciso, e não mais.

Para uma recolha de produto, a janela útil é de meses. Para uma reação adversa, pode ser mais longa. Para uma reclamação comercial, é curta.

O que não faz sentido é guardar para sempre por defeito — são dados de clientes, e manter o que já não serve é responsabilidade acrescida sem benefício. Vale a pena decidir um prazo, escrevê-lo, e cumpri-lo. Falamos deste raciocínio em RGPD num salão.

Vale a pena aproveitar o mesmo registo para uma coisa que não tem nada a ver com segurança e que se paga sozinha: saber que lotes deram melhores resultados. Quem trabalha com cor ou com produtos sensíveis a conservação repara, mais cedo ou mais tarde, que há lotes que se comportam de maneira diferente. Sem registo, isso fica na conversa; com registo, é uma reclamação fundamentada ao fornecedor.

Por onde começar, se nunca registou nada

Não comece por tudo. Escolha as referências que tocam a pele ou que já deram problema — costumam ser menos de dez — e registe lote e validade dessas à entrada, durante três meses.

Ao fim desse tempo, faça o teste que interessa: escolha uma cliente ao acaso e tente responder ao que lhe foi aplicado na última visita. Se conseguir em menos de um minuto, o sistema funciona e pode alargar. Se não, o problema está no registo e não vale a pena alargá-lo.

Sobre o que envolve ter lotes ligados ao stock e à ficha, está em funcionalidades.