RGPD num salão, em linguagem de quem trabalha

A conversa sobre proteção de dados num salão costuma acontecer de duas maneiras: ignorada por completo, ou tratada com um pânico que leva alguém a comprar um formulário genérico e a fazer as clientes assiná-lo sem perceberem porquê.

Nenhuma das duas serve. O que serve são alguns hábitos, e a maior parte deles já existe — só não tem nome.

Este artigo é uma explicação prática, não aconselhamento jurídico. Para os documentos formais do seu negócio, fale com quem os saiba redigir.

Recolher só o que se usa

É a regra que resolve mais problemas de uma vez, e é de bom senso antes de ser de direito: não peça o que não vai usar.

Data de nascimento completa, morada, número de documento, profissão — se não há nada concreto que o salão faça com cada um destes, não devem ser pedidos. Cada campo a mais é mais uma coisa a proteger, a justificar e a apagar um dia.

O contraste útil: informação sobre alergias e contraindicações é necessária para prestar o serviço com segurança, e ninguém questiona que se peça. Uma morada, na maioria dos salões, não é.

Dizer para que é, em linguagem normal

Quando se pede um contacto, vale a pena dizer para que serve. Não com um texto legal — com uma frase: é para lhe avisarmos se houver alguma alteração na sua marcação.

E há uma distinção que importa muito na prática: usar o contacto para tratar da marcação de alguém não é a mesma coisa que usá-lo para lhe enviar promoções. São finalidades diferentes, e a segunda precisa de uma permissão própria — dada por quem recebe, de forma clara, e que se possa demonstrar depois.

Na prática, isto significa ter um sítio onde fica registado que aquela pessoa aceitou receber comunicações, e quando. Uma pergunta feita de viva voz há três anos não é uma permissão que se consiga mostrar hoje.

Poder dizer que não, e mudar de ideias

Uma permissão retira-se quando a pessoa quiser, e tem de ser tão fácil retirar como foi dar.

Em termos práticos: quando alguém disser que não quer voltar a receber mensagens, isso fica registado e vale para sempre. Não se contorna com uma mensagem «pessoal» seis meses depois, e não se perde quando muda quem trata da comunicação.

É também por isto que estes pedidos não devem viver na memória de ninguém nem num telemóvel pessoal. Escrevemos sobre o assunto em Recuperar quem deixou de vir, onde este limite é decisivo.

Fotografias são um caso à parte

Uma fotografia de alguém identificável é um dado pessoal. Se mostrar uma condição de pele ou de cabelo, entra no território dos dados de saúde, que exigem mais cuidado.

Três hábitos chegam: pedir antes de fotografar, separar acompanhamento de divulgação — são decisões diferentes e muita gente aceita uma e recusa a outra —, e saber onde estão as fotografias de cada pessoa, para as poder apagar se ela mudar de ideias.

O último é o que falha quase sempre, e falha por uma razão física: as fotografias estão nos telemóveis de quem as tirou. Está tratado em Fotografias antes e depois.

Guardar durante quanto tempo

Guardar tudo para sempre é a prática mais comum e é a errada: dados que já não servem são responsabilidade sem benefício.

O raciocínio é simples — guarda-se enquanto for preciso para a finalidade, e depois apaga-se. Uma ficha de uma cliente que não aparece há muitos anos deixou de ser precisa para prestar serviço. Há documentos com prazos legais próprios, sobretudo os de faturação, e esses seguem as suas regras.

O que vale a pena é decidir um prazo, escrevê-lo, e cumpri-lo. Um prazo decidido e cumprido é defensável mesmo que alguém o considerasse longo; não ter prazo nenhum não é.

Por onde começar, se hoje não há nada feito: não é pelo documento. É por duas perguntas práticas — que dados tenho, e onde estão? e o que faço com eles além de prestar o serviço? As respostas a estas duas são o que qualquer profissional precisa para redigir o que houver a redigir, e são o que já resolve a maior parte do problema real, que é os dados estarem espalhados por sítios que ninguém controla.

E vale a pena tratar isto como uma vantagem em vez de uma obrigação. Um salão que consegue dizer a uma cliente exatamente que informação tem sobre ela, para que serve, e que a apaga se ela pedir, está a dizer-lhe uma coisa sobre si próprio que a maior parte dos concorrentes não consegue dizer. Num negócio construído sobre confiança, isso não é papelada — é argumento.

Quando alguém pede para ver ou apagar

Acontece pouco e convém não ser apanhado de surpresa. As pessoas podem pedir para saber que dados o salão tem sobre elas, para os corrigir, e para os apagar.

Ter a informação de cada pessoa num sítio só torna isto uma tarefa de minutos. Tê-la espalhada por um caderno, um telemóvel e três blocos de notas torna-a impossível de cumprir com honestidade — e é aí que está o risco real, muito mais do que em não ter um documento bonito.

Vale ainda a pena saber que, quando o salão usa um programa para guardar estes dados, quem o fornece está a tratá-los por conta do salão e segundo as instruções dele. O salão continua a ser quem responde perante as clientes, e é por isso que as perguntas sobre o que o fornecedor faz com os dados são perguntas de negócio e não detalhes técnicos. Escrevemos sobre elas em Os dados das suas clientes são seus.